Zmiana biura rachunkowego może być podyktowana koniecznością rozwoju firmy, lub wynikać z niezadowolenia z usług dotychczasowego partnera. Bez względu na powód, dla którego planujesz zmianę biura rachunkowego, powinieneś zwrócić uwagę na następujące zmienne.
Usługi dostosowane do twoich potrzeb
Przede wszystkim należy uświadomić sobie, z jakiego powodu zmieniamy buro rachunkowe. Jeśli tym powodem jest niezadowalający poziom usług, to rozsądnym wyjściem jest poszukanie biura podobnym zakresie usług, które będzie mogło pochwalić się lepszymi opiniami. Jeśli jednak zmiana biura wynika na przykład z rozwoju firmy czy niedostosowania zakresu usług do twoich potrzeb, to klucz poszukiwań powinien być zgoła odmienny. Należy zatem ustalić, jaki jest zakres naszych potrzeb. Czy biuro rachunkowe ma jedynie pełnić funkcje w zakresie rozliczania faktur, zeznań podatkowych i składania odpowiednich deklaracji do Urzędu Skarbowego, czy też firma rozwinęła się już na tyle, że biuro rachunkowe będzie zmuszone prowadzić dokumentacje dotyczącą rozliczeń z pracownikami. Być może potrzebujemy też doradcy podatkowego lub inwestycyjnego. Od określenia potrzeb firmy, zależy wybór odpowiedniego biura. Co więcej, warto antycypować potrzeby w tym zakresie i nie określać ich jedynie na „tu i teraz”, ale spróbować przewidzieć, w jakim miejscu firma będzie znajdować się za rok czy dwa.
Duże czy małe biuro rachunkowe?
Duże i znane biuro rachunkowe ma niewątpliwe swoje zalety. To przede wszystkim ustalona na rynku renoma i gwarancja właściwe zrealizowanych usług. Jednak jeśli nie jesteśmy dla takiego biura rachunkowego klientem strategicznym, to musimy się liczyć z faktem, że przede wszystkim usługi będą nas kosztować dużo więcej niż w mniejszym biurze rachunkowym, a dodatkowo będziemy traktowani jako klient anonimowy. Nie możemy w tym przypadku liczyć na indywidualne porady prawne czy księgowe. Może zatem lepszym wyborem będzie mniejsze biuro rachunkowe takie jak Tax Bonus, które jednak będzie dla nas „otwarte” przez cały tydzień, a obsługę dokumentacji firmy traktować będzie priorytetowo. Należy też przemyśleć, na ile ważna jest dla nas lokalizacja biura. Większość renomowanych biur rachunkowych ma swoje siedziby w dużych miastach. Kiedy prowadzimy firmę poza centralnymi ośrodkami miejskimi, to nieustanne dowożenie czy wysyłanie dokumentów, może okazać się problematyczne. Jednocześnie na rynku usług coraz częściej pojawiają się biura, które prowadzą swoje usługi online. Dokumenty przesyłane są za pomocą poczty, a wszelkie porady uzyskujemy telefonicznie lub za pośrednictwem czatu. Takie rozwiązanie jest niewątpliwe bardzo wygodne, ale jeśli cenisz sobie kontakt osobisty i wolisz „załatwiać sprawy” w sposób tradycyjny, to rozwiązanie tego typu zdecydowanie nie jest dla ciebie.
Cena
Bez względu na wszystko jednym z kluczowych elementów przy wyborze biura rachunkowego jak każdej innej usługi jest cena. Najpierw zastanów się, ile środków jesteś w stanie przeznaczyć miesięcznie na prowadzenie księgowości. Następnie zrób zestawienie oferowanych cen przez kilka biur rachunkowych. Jednak przy porównywaniu ofert nie bierz pod uwagę jedynie bezwzględnych liczb, ale „czytaj” je pod kątem stosunku ceny do zakresu usług. Jednym słowem ustal co mieści się w usłudze danego biura rachunkowego, za tą samą kwotę. Dopiero takie porównanie da ci wyobrażenie o zakresie kompetencji i usług i realnie pozwoli ocenić, na co możesz liczyć – wybierając dane biuro rachunkowe.
Kompetencje
Bardzo trudno jest realnie ustalić właściwe kompetencje danego biura rachunkowego. W praktyce dopiero ponad roczna współpraca pozwala ocenić, czy praca biura i zakres kompetencji jest dla ciebie odpowiedni. Jak zatem ustrzec się pomyłki przy wyborze? Jednym ze sposobów jest czytanie opinii, komentarzy i zasięgnięcie przysłowiowego języka na temat usług biura. Być może znasz kogoś, kto korzystał lub korzysta z usług biura, lub sami jego przedstawiciele są skłonni pochwalić się odpowiednimi referencjami. Pamiętaj jednak żeby nie ufać ślepo opiniom znalezionym w sieci. Mogą one być wskazówką przy wyborze, ale w żadnej mierze nie stanowią obiektywnego źródła informacji.